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地方高校科研经费项目管理与会计核算系统对接研究
2013年11月27日 11:22 来源:《中国市场》2013年第29期 作者:王官禄 张学英 韩宇骞 字号

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    摘要:地方高校的科研经费来源呈现多元化、大幅上升的趋势,推进科研经费科学化、精细化管理,提高科研经费使用效益,成为高校财务部门的重要任务,本文从地方高校科研经费项目管理的角度,对科研经费项目管理与会计核算系统对接进行探讨,以促进地方高校科研经费财务管理规范化运行。

    关键词:高校,科研经费,会计核算系统,对接

  1 地方高校科研经费管理现状及存在的问题

  随着国家“科教兴国”战略的实施,地方高校的科研经费来源渠道多元化,科研经费大幅度上升,有力地推动了地方高校科研水平和教学质量的提高。但是,由于科研经费配置分散,条块分割,政出多门,职责不明,监管不到位,科研经费使用中出现了一系列问题,引起了社会广泛关注。

  现今,科研项目数量和科研经费规模成为一个高校实力的象征,是高校合格评估、申请硕士授予单位、硕士点、博士点的重要内容,申请科研项目成了学校党政领导的“一把手”工程,促使地方高校领导形成了“重立项,轻管理”的思想,鼓励教师积极参与科研项目竞争,对于申请到的科研项目经费,不仅给予配套经费,根据所取得科研项目的级别给予课题组(或项目负责人)相应奖励,还要求相关部门对科研经费使用采取宽松的管理方式。科研经费监管部门之间,缺乏协调配合,互相推诿,产生了“结题不结账”的现象。

  2008年,国家审计署对16所高校财务收支审计时,发现13所高校有1.73万个科研课题、3.23亿元科研经费没有按规定结账,导致资金闲置、使用随意、没有及时发挥效益。科研项目管理实行“课题制”,赋予了课题负责人较大的经费使用自主权,课题负责人往往对经费管理制度以及相关的财务管理办法了解不深,认为自己凭实力争取的项目,既提高了学校的知名度,又给学校带来了经济利益,有的科研人员认为科研经费就是自己的经费,怎么使用是自己的权力,财务部门不仅不应干预,而且应该提供方便,导致科研经费使用不按批准的预算执行,大量用于劳务费提成和非科研支出,出现了较多的违法违纪现象,产生了不良社会影响,给国家造成了经济损失。

  为了规范科研经费管理,上级部门出台了一系列管理制度。教育部、财政部早在2005年就规定,“高校取得的各类科研经费,不论其资金来源渠道,均为学校收入,必须全部纳入学校财务部门统一管理、集中核算,并确保科研经费专款专用”。

  新颁布的《高等学校财务制度》规定,“科研活动成本的核算应当细化到科研项目”。目前,大多数地方高校使用了天津神州浩天科技有限公司开发的高校财务软件,该软件的“辅助账务处理”模块,设置了“项目账”核算和管理的功能,通过“项目额度控制”功能,构建了项目预算与支出科目的对应关系,对每一个科研项目设置专门账户进行管理,根据批复的预算进行分项核算,为地方高校实现科研经费规范化管理提供了技术支持,成为科研经费项目管理与会计核算系统对接的有效手段。

  2 科研项目财务立项

  2.1 科研管理部门立项

  (1)科研经费到款后,财务部门出具“科研经费到款通知单”,通知科研管理部门;科研管理部门接到通知后,根据项目立项批准书、科研合同及“科研经费到款通知单”,对科研项目进行编号,并开具《科研项目财务立项通知书》,通知财务部门办理财务立项,同时,由管理部门发给项目负责人《科研经费收支手册》,项目负责人凭手册使用经费。

  (2)科研项目学校编号方案。为了便于科研项目经费统一管理,科研经费项目应采用校内统一编号办法,编号方案应体现实用、可行和合理的原则。科研经费项目校内编号方案如下:

  编号结构:ABCDEF+XXXX,全部用阿拉伯数字表示。

  其中:AB:表示立项年度,列示年度的后两位数字;

  C:表示科研经费管理部门,1代表科技处,2代表社科处;

  D:表示科研经费项目的类别,1代表纵向科研经费项目,2代表横向科研经费项目,3代表校内(含不带经费)科研经费项目;

  E:表示科研经费项目的级别,1代表国家级科研经费项目,2代表省部级科研经费项目,3代表市厅级科研经费项目,4代表横向科研经费项目,5代表校内科研经费项目(包括各级不带经费、要求学校提供经费的项目);

  F:表示科研项目的研究期限,根据计划任务书或合同要求标明;

  XXXX:代表立项当年流水号。流水号分五类,各类项目分别编号:即国家级科研经费项目流水号,省部级科研经费项目流水号,市厅级科研经费项目流水号,横向科研经费项目流水号,校内科研经费项目流水号。

  2.2 科研项目财务立项

  (1)项目负责人(或科研秘书)持科研管理部门出具的《科研项目财务立项通知书》、项目批复预算(或横向项目合同书)原件和复印件到财务部门办理财务立项。

  (2)校内科研经费,是学校用教育经费安排的专项支出,须由学校科研管理部门根据学校文件,开具《科研项目财务立项通知书》,财务部门根据学校批准的项目立项计划,建立“项目账”进行管理。

  (3)财务部门审核有关原始资料后,录入财务计算机管理系统。选择“辅助账务处理”模块,在“设置”菜单下选择“项目额度设置”,按批准的预算项目、金额分项录入,并且选择“不允许超支。这样,当发生支出时,系统就会提示预算指标多少、已经支出多少、结余多少;当支出需求超过预算指标时,系统就会提示“该支出科目控制金额出现超支,不能支出”,以实现对科研项目的每一项支出进行预算控制,监督预算执行。

  3 科研经费收入财务入账

  由于科研经费的来源渠道、拨款方式和支付要求不同,相应的科研经费收入进账程序也不同。

  (1)国家级(含国家部委)科研经费拨款,由上级科研经费管理部门(或财政部门)直接将资金拨入学校基本账户,学校凭银行结算凭证入账,学校不用出具票据,计入“科研事业收入”。

  (2)省科技主管部门批准的科研项目经费,由省财政部门下达经费额度,实行“零余额账户”管理,学校凭《财政直接支付入账通知书》或《财政授权支付额度到账通知书》入账,学校不用出具票据。《高等学校财务制度》规定,按照部门预算隶属关系从同级财政部门取得的科研经费财政拨款不计入“科研事业收入”,计入“财政补助收入”。

  (3)横向科研项目收入,由项目委托单位直接将资金支付学校基本账户,学校凭银行结算凭证入账,涉及应税资金的,应使用税务发票,计入“科研事业收入”。

  4 科研经费的使用

  (1)对国家级(含国家部委)科研经费拨款、横向科研经费,由于资金已经直接拨入学校基本账户,科研人员可以根据批准的项目计划任务书、横向项目合同书核定的内容使用资金。

  (2)对省科技主管部门批准的科研项目经费、校内科研经费,由于省财政部门实行“零余额账户”管理,必须根据批准的项目计划任务书核定的内容报送用款计划,按学校主管部门、省财政部门核准的支付方式支付资金。

  (3)所有科研经费支出,必须严格执行国家有关财务规章制度规定的开支范围及开支标准;政府采购目录规定的采购项目,必须履行政府采购程序;报销的票据必须来源合法、内容真实、使用正确,不得使用虚假票据;按学校规定的审批权限履行审批手续,计入“事业支出”。

   5 科研项目经费预算调整

  (1)教育部、财政部规定,纵向科研项目预算一经批复,原则上不予调整,确需调整并符合相关科研经费管理办法规定调整范围的,应按规定履行相关调整程序;横向科研项目预算的调整按照合同规定或当事人约定进行。按规定属于学校预算调整权限内的一般预算调整事项,由项目负责人根据科研活动实际需要提出预算调整方案,经院系及学校科研部门审核同意,由财务部门批准后执行;重大预算调整事项,除履行上述一般预算调整程序外,还须经分管校领导批准后方可执行。

  (2)财政部、科技部规定,根据各计划的专项经费管理办法规定,预算执行过程中课题承担单位应当严格按照下达的课题预算执行,一般不予调整,确有必要调整时,应当按照以下要求进行报批:

  一是,项目(课题)预算总额、课题间预算调整,应当按程序报科技部审核、财政部批准。

  二是,课题总预算不变、课题合作单位之间以及增加或减少课题合作单位的预算调整,973计划应当由项目首席科学家通过项目专家组民主决策方式提出调整意见,由项目承担单位提出预算调整申请,报科技部核批;863计划应当由课题负责人协助课题承担单位提出调整意见,按程序报科技部批准;科技支撑计划应当由课题负责人协助课题承担单位提出调整意见,经项目组织单位审核同意后报科技部批准。

  三是,课题支出预算科目中劳务费、专家咨询费和管理费预算一般不予调整。其他支出科目,在不超过该科目核定预算10%,或超过10%但科目调整不超过5万元的,由课题承担单位根据研究需要调整执行;其他支出科目预算执行超过核定预算10%且金额在5万元以上的,973计划由课题负责人协助课题承担单位提出调整申请,经项目首席科学家、项目第一承担单位审核同意后报科技部核批;863计划由课题负责人协助课题承担单位提出调整意见,按程序报科技部批准;支撑计划由课题负责人协助课题承担单位提出调整意见,经项目组织单位审核同意后报科技部批准。

  6 科研项目结题

  (1)登录学校财务部门网站,查询、打印结题项目的“项目经费收支明细表”。

  (2)按照科研项目下达单位要求归类统计经费支出,填写并打印“经费决算表”。

  (3)持“项目经费收支明细表”、“经费决算表”和经科研管理部门审查通过的其他结题材料,到财务部门所属管理科室进行财务数据审核。

  (4)审核无误、报财务部门负责人签字后,在结题材料上盖章。

  7 结题结账

  (1)项目结题验收或通过鉴定后,科研管理部门出具《科研项目结题通知单》,通知财务部门和项目负责人办理结题结账手续,财务部门暂时冻结该项目资金使用;

  (2)科研项目负责人(或科研秘书)应在规定时间内办理财务结题结账手续;

  (3)要求结余经费上缴的,项目负责人必须及时办理上缴手续;允许结余经费留用的,由项目负责人提出结余经费使用意见、科研管理部门按照相关规定提出分配意见、财务部门审核后进行相应的账务处理。

  地方高校科研经费规范化管理是一项系统工程,本研究从技术层面建立了科研经费到款、立项、分配、预算控制、经费使用和财务报告编制的财务控制模式,解决了科研经费按批准的预算使用,杜绝了财务报告编制时的随意行为和人为因素,但是,也陷入了“一放就乱,一管就死”的困境。因此,要实现科研经费规范化管理,还应规范以下工作:

  一是加强内部制度建设,落实责任。地方高校科研经费来源渠道多元化,管理要求多样化,不仅要满足科技管理部门、委托单位的要求,还必须满足财政、税务等部门的管理要求。因此,地方高校应该建立统一的、可执行的和符合地方高校特点的经费管理办法。落实学校对科研项目管理的主体责任,认真履行法人职责,改变科研项目管理“重争取、轻管理”的观念,坚持申请立项和过程管理并重、服务与监督并重的原则,建立健全过程管理制度。落实相关部门分工负责、协同管理责任,形成“统一领导、协同合作、责任到人”的管理机制。落实项目负责人对科研项目实施的直接责任,按照各级各类科技计划和经费管理的规定和任务书(合同)要求使用经费,确保经费支出的真实性和合法性,同时,保障科研人员的合法权益。

  二是完善预算管理机制,合理安排人员补偿成本。科研工作有很强的不可预见性,事前编制的预算存在着不确定因素,“预算执行过程中课题承担单位应当严格按照下达的课题预算执行,一般不予调整”的规定过于刚性,各计划管理部门在批复预算时,应该给高校规定一定比例或额度的自行调整空间,这样,才符合科研工作规律。目前,科技计划和基金的经费管理办法中一般不允许列支科研人员的工资或劳务支出,少量纵向课题允许支付一定劳务费,也只能用于支付研究生的劳务报酬,这也是造成科研人员违规使用经费的重要原因。所以,应该在项目预算中合理安排科研人员的智力补偿经费。

  三是创新科研经费考核机制,鼓励科研成果转化。为了提高资金的使用效率,为科技创新活动营造更好的发展环境,在加强科研经费过程管理的基础上,对项目结余经费,应该采取结余留用的办法,留出一定比例用于学校科研发展基金和科研人员奖励基金,大量用于科研成果转化或其他研究项目的启动资金,为学校、国家创造更多的效益。

    [基金项目]山西省软科学研究计划资助项目《地方高校科研经费财务管理规范化研究》(项目编号:2012041030-03)的阶段性研究成果。

  参考文献:

  [1]教育部,财政部.关于进一步加强高校科研经费管理的若干意见[EB/OL].[2005-06-26]. http://www. gov. cn/gongbao/content/2006/content_303577. htm.

  [2]财政部,教育部.关于印发《高等学校财务制度》的通知[EB/OL].[2012-12-10]. http://edu. qq. com/a/20121228/000198. htm.

  [3]教育部、财政部《关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见》(教财〔2012〕7号)[Z]. 2012-12-17.

  [4]科技部,财政部.国家科技计划项目(课题)预算管理问答[EB/OL].[2012-05-23]. http://wenku. baidu. com/view/dc 51738583d049649b665845. html.

  [5]邵积荣,郑惠芬.高校科研经费管理现状及对策探讨[J].教育财会研究,2012(2):28-31.

  (作者单位: 山西大同大学)

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